Argu: hoe een online tool betere besluitvorming faciliteert

In de tijd van de filterbubbel, waarin mensen steeds vaker eenzijdige informatie voorgeschoteld krijgen, is het online vaak lastig discussiëren. Na een eenvoudig begin volgen reacties elkaar vaak eindeloos en chaotisch op. Het Utrechtse bedrijf Argu probeert daar een einde aan te maken middels een online platform waarmee een groep mensen gestructureerd kan discussiëren en uiteindelijk een betere besluitvorming faciliteert. Het platform wordt door tientallen gemeenten en organisaties gebruikt en kan ook voor sportverenigingen en -organisaties interessant zijn, zo wordt het al door de KNWU ingezet.

Wie feedback rondom een onderwerp wil ophalen, begint bij Argu met een open vraag, het liefst omkleed met zoveel mogelijk bijbehorende informatie. Daarop kunnen mensen ideeën indienen. Bij elke oplossing worden vervolgens argumenten voor en tegen verzameld. Ook kan er van meet af aan gestemd worden op de ideeën, zodat er een rangorde ontstaat en duidelijk wordt waar wel of niet draagvlak voor is.

Hoe Argu wordt toegepast, is aan de organisatie. Een discussie kan bottom-up zijn, waarin deelnemers zelf met onderwerpen komen, maar het kan ook top-down. Dan formuleert een organisatie zelf een probleem met een aantal mogelijke oplossingen. “Wij proberen organisaties te stimuleren om zoveel mogelijk informatie te geven rondom kwesties. Wees niet alleen transparant over de uitdagingen die je hebt, maar wees ook transparant over je eigen ideeën en bijbehorende argumenten”, aldus Joep Meindertsma, co-founder en CEO van Argu. Hoe meer je van de discussie volgens hem naar het internet verplaatst, hoe makkelijker het voor andere mensen wordt om bij te dragen. “Op een bijeenkomst kan lang niet iedereen aanwezig zijn. Je kunt op een veel transparantere manier besturen door alle uitdagingen, ideeën en afwegingen online te delen.”

Bang voor negatieve consequenties

In de praktijk blijken organisaties nogal eens watervrees te hebben bij het inzetten van online participatie. Ze blijken Argu maar mondjesmaat in te durven zetten voor gevoelige vraagstukken. “Besturen zijn vaak bang voor negatieve consequenties wanneer ze anderen betrekken. Wat zou moeten veranderen is dat besturen van organisaties het lef gaan krijgen om niet populaire beslissingen te nemen.” Leg een keuze voor, spreek je uit en durf te kiezen. Ook al kiezen deelnemers voor een andere optie. Wanneer je mensen duidelijk laat weten waarom je iets kiest, in plaats van het in een achterkamertje te besluiten, is dat waardevol. “Ik denk dat dat op de lange termijn meer vertrouwen geeft dan doen alsof die keuzes er niet zijn.”

De gemeente Hollands Kroon durfde wel een gevoelig onderwerp aan de burgers voor te leggen. Ze kreeg honderden reacties op een discussie over de plek van een nieuw asielzoekerscentrum. Burgers wilden hier graag in participeren, terwijl een non-politieke vraag over de nieuwe naam van de raadzaal nauwelijks tot de verbeelding sprak. Inspraak moet over echt relevante zaken gaan, leert de praktijk van Argu, en als doel hebben betere beslissingen te nemen waarover mee is gedacht door de achterban

De rol van het team achter Argu is in de loop van de tijd verschoven. Aanvankelijk werd het platform aangeboden en moesten organisaties zelf maar zien wat ze er mee deden. Inmiddels gaat de bemoeienis en begeleiding verder. Alleen het aanbieden van technologie is niet genoeg. “We denken mee met de communicatie om een uitdaging heen. Hoe bereik je je leden bijvoorbeeld het meest effectief? Hoe zet je een specifieke vraag goed neer?” Argu wil dat de online tool een integraal onderdeel wordt van het besluitvormingsproces. “Zodat je bijvoorbeeld online ook notulen kunt delen en mensen in kunnen haken op een vergadering en mee kunnen praten over wat er op de agenda komt.”

Deelname bij relevante onderwerpen

Het idee van online participatie is mooi, maar mensen gaan alleen meedoen als de onderwerpen relevant voor hun zijn en als ze weten dat hun inbreng er toe doet. “Zorg ervoor dat je duidelijk maakt wat je gaat doen met de input. Als er geen consequenties aan een discussie verbonden zijn, dan haken mensen af.” Een geslaagd voorbeeld was volgens Meindertsma de discussie over het nieuwe Bed & Breakfast beleid van de gemeente Amsterdam. “De gemeente heeft het probleem online gedeeld plus een aantal van de eigen voorstellen en vervolgens aan burgers input gevraagd. Aan die discussie hebben uiteindelijk meer dan duizend mensen meegedaan. Dat had ermee te maken dat het een spannend politiek gevoelig onderwerp is waarbij de burger echt serieus genomen werd.”

Ook is het cruciaal om zo concreet mogelijk te zijn. “Nodig mensen uit voor een specifieke discussie en niet voor het platform. Het platform is misschien wel een mooi filosofisch verhaal: we worden een open bestuur en gaan online naar jullie luisteren, maar dat gaat geen mensen trekken. Terwijl als je zegt dat er budget over is waar een besluit over moet worden genomen je wel snel actieve gebruikers krijgt die mee willen denken. Het leuke is: als ze eenmaal een keer zijn ingelogd, dan kun je ze een volgende keer makkelijk weer een mailtje sturen en opnieuw activeren. Dat is de heilige graal: dat je een groep mensen hebt die continu mee blijft denken met jouw organisatie.” Wie vraagt om participatie, moet ook zelf bereid zijn om op het platform aanwezig te zijn. Reageren op bijdragen is belangrijk, vertelt Meindertsma. “Terugkoppelen is cruciaal. Toon je dankbaar, laat weten wat je verder met de input gaat doen. Inspraak managen  kost tijd, maar is belangrijk.”

Verschillende mensen bereik je op verschillende wijzen. Argu is daarmee niet de oplossing voor alles. Vraag je als organisatie altijd af wie je publiek is en waar je hen het beste kunt bereiken. Denk na over de juiste combinatie van tools en middelen. “Elke vorm van inspraak sluit mensen uit. Wanneer je een bijeenkomst houdt om 8 uur ‘s avonds, dan zijn er ook mensen die hun kinderen naar bed moeten brengen of willen sporten. Die kunnen er dan ook niet bij zijn. Wij doen er alles aan om onze online tool zo makkelijk mogelijk te maken. Wij bereiken in de praktijk hele grote groepen mensen van uiteenlopende leeftijden.”

Ook kleine bijdrage waardevol

Een kracht van Argu vindt Meindertsma dat online veel mensen mee kunnen doen en kleine bijdragen een grote rol kunnen spelen waar een fysieke bijeenkomst tijdrovend is en minder publiek trekt. Argu werkt volgens hem ook bij 3.000 deelnemers. De groep die voornamelijk meeleest is daarbij ook belangrijk. Dat zorgt ervoor dat ze geïnformeerd zijn en als ze willen kunnen ze eenvoudig hun stem laten horen. “Met online participatie is het toch vaak: je gaat naar een discussie, laat een zinnetje achter, klikt wat en gaat weer weg. Maar die vorm van participatie is wel heel waardevol omdat je als organisatie makkelijk en goed kunt terugkoppelen.”

Naast het aanbieden van een betaalde zogenoemde hosted service, maakt Argu de software open source gratis beschikbaar om de ontwikkeling van de tool te versnellen. Andere software ontwikkelaars kunnen ook meebouwen aan de toekomst van Argu. Maar open source is ook belangrijk om het vertrouwen van gebruikers te vergroten. “Bij een tool voor online democratie is het erg belangrijk dat mensen weten dat hun stem veilig is. Anoniem moet anoniem zijn. Als mensen je broncode kunnen bekijken dan weten ze eerder dat het goed zit dan wanneer ze een black box gebruiken.”

Tot slot de randvoorwaarden voor succes. Meindersma somt er een aantal op:

  • Stel de case centraal en niet de tool. Argu is een hulpmiddel, geen doel op zich.
  • Zorg ervoor dat je een onderwerp kiest waar mensen over willen meepraten. Durf een gevoelig thema te kiezen.
  • Maak heldere beloftes. Leg uit wat je met de input gaat doen en wat het bijbehorende tijdpad is.
  • Denk als een marketeer als het gaat om mensen betrekken. Maak deelname aantrekkelijk.
  • Wees actief in je eigen discussie. Dat kan bijvoorbeeld als moderator zijn die het gesprek levend houdt.
  • Maar schuw inhoudelijke participatie niet. Als iemand een argument geeft dat bijvoorbeeld feitelijk niet klopt, laat het dan weten.
  • Wees transparant. Maak duidelijk waar je als organisatie staat. Dat zorgt voor een betere discussie die ook je eigen mening kan aanscherpen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *