Coníche Topvolleybal Zwolle: ‘Zelfsturend werken is een les voor de rest van je leven’

Holacracy is een term die de afgelopen jaren steeds vaker opduikt. Bedrijven nemen afstand van de bestaande bestuurs- en beslisorganen in een bedrijf en starten met teams die zelfsturend werken. Geen hiërarchische top-down aansturing, maar een platte organisatie met grote verantwoordelijkheid bij de werkvloer. Organisaties kunnen daarmee meer actiegericht en wendbaar worden. Internationale bedrijven als Spotify en Zappos werken volgens deze methode, in Nederland doen onder meer Voys en Springest dat. In de sport is Coníche Topvolleybal Zwolle een voorbeeld van deze nieuwe manier van organiseren.‌

Zonder baas werken gaat niet vanzelf

‌Als er één ding duidelijk is geworden in de drie jaar dat volleybalteam Coníche Topvolleybal Zwolle zelfsturend opereerde, is het wel dat je zelfsturing niet lichtvaardig moet opvatten. Een organisatie zonder baas vergt training en oefening, maar als je bereid bent daar werk van te maken, is het ook meer dan de moeite waard. Dat zegt volleyballer Jelle Hilarius. Hij is één van de spelers die de zelfsturing vanaf het begin in 2016 heeft meegemaakt.‌Toen de ploeg aan het avontuur begon was niet duidelijk wat zelfsturing in de sport precies zou betekenen.

In de praktijk houdt het in dat binnen een team taken en verantwoordelijkheden bij verschillende personen worden neergelegd die over tijd als de situatie er om vraagt kunnen wisselen. Ieders talenten optimaal gebruiken. Of het nu om geld, techniek of faciliteiten gaat, een of meer mensen krijgen het mandaat van het team om keuzes te maken, daarbij de gezamenlijke ambitie in het achterhoofd houdend. Dat maakt de organisatie flexibel. Maar het vraagt ook van alle deelnemers om na te denken en mee te praten over veel meer facetten van de sport dan gewoon is. Dat moet je wel liggen.

Hoofdsponsor Coníche had veel ervaring met het implementeren van zelfsturing binnen klant-contactcentra. Coníche Topvolleybal Zwolle zou als uithangbord voor Coníche gaan dienen. “We zijn begonnen met het formuleren van onze droom. Je werkt bij zelfsturing vanuit een verlangen en dat moet je matchen met de verlangens van de rest van het team. Daar moet je een lijn in ontdekken die leidt tot je droom. Bij ons ging de droom over Champions League volleybal spelen, in een grote hal met heel veel publiek. Ons team zou belangrijk zijn in de regio en een voorbeeldfunctie vervullen voor andere teams en de jeugd. We zouden zelfvoorzienend zijn door het bieden van producten en diensten waarmee we geld zouden kunnen verdienen.”‌

Het begin was moeizaam‌

De droom ging verder dan alleen sportieve ambities. Sponsor Coníche, waarvan ondernemer Gerard van Vliet ook mee dacht, zag het volleybal als een mooie testcase waarmee zelfsturing beter op de kaart zou worden gezet en in meer bedrijven kunnen worden toegepast. De spelers stonden daar in de praktijk wat onverschillig tegenover. Voor hen was dit team vooral een mogelijkheid om binnen vijf jaar Champions League volleybal te spelen.

Via die belofte kon een team bij elkaar ‘gesprokkeld’ worden. “Het is de vraag of mensen instapten omdat het zelfsturend was of omdat het om eredivisie volleybal ging. Ik neig zelf in eerste instantie naar het tweede. Mensen hadden vraagtekens bij zelfsturing, maar op lager niveau konden we wel mensen vinden. Die zagen het als een once in a lifetime kans om eredivisievolleybal te spelen.”‌ De eerste training was geen succes. Er moest zonder leiding worden gewerkt. Dat kostte veel tijd. “Het ging moeizaam in het begin. We waren veel tijd kwijt aan praten en overleggen.”

Drie jaar later is dat een ander verhaal. Het team weet nu doelgericht te overleggen met een duidelijke taakverdeling, waardoor het snel en effectief gaat. “We zijn daar echt heel erg veel beter in geworden.” Daar ligt intensieve begeleiding, waarbij Gerard van Vliet een belangrijke rol speelde, aan ten grondslag. De spelers leerden wat zelfsturing inhoudt. Het geven en ontvangen van feedback werd normaal. Ondanks het feit dat na het eerste en tweede jaar minstens de helft van het team vertrok en vervangen moest worden, ging het niveau van zelfsturing toch omhoog. Mensen gingen er echt in geloven. Persoonlijk contact werd aangevuld met het gebruik van communicatietool Slack. Daarin konden verschillende gesprekskanalen worden aangemaakt rondom verschillende thema’s.‌

Leiders worden niet overbodig‌

Dat zelfsturing leiders overbodig maakt is een misvatting. Leiders krijgen een andere rol. Mensen moeten goed leren communiceren met elkaar. “Ik geloof niet in 100% zelfsturing, maar al helemaal niet in 100% hiërarchie. Het ideale plaatje ligt er ergens tussenin. Soms heb je mensen nodig die kaders scheppen en soms kunnen mensen het zelf uitzoeken. Ik heb zelf heel veel trainers gehad en van elke trainer pik je wel wat mee. maar als je die ervaring niet hebt, hoe weet je dan wat je niet weet? Dan moet je daar naar vragen. Maar je vraagt niet naar wat je niet weet. Je hebt mensen nodig die opties bieden.”‌

ConícheTopvolleybal Zwolle heeft zelf wat tools ontwikkeld, bijvoorbeeld om te bepalen wie er in de basis staat. Dat is een heel proces geweest. Het bleek complex om een werkbaar systeem neer te zetten dat niet te veel tijd kostte en mensen niet onnodig voor het hoofd stootte. Uiteindelijk was een expertpanel dat de knopen doorhakte de oplossing. In praktijk bleek elke tool eigenlijk altijd het begin van een gesprek. “We hebben de afgelopen jaren heel veel tools gebruikt en sommigen daarvan zijn gewoon onzinnig gebleken. Slack werkt wel goed. En voor onzin en lol is WhatsApp goed.”‌

Degradatie kwam niet door zelfsturend werken

In april 2019 degradeerde ConícheTopvolleybal Zwolle. Hilarius wijt dat geen moment aan de zelfsturing. Hij kijkt positief terug op de afgelopen drie jaar. “Ik heb er als speler veel van geleerd, maar als mens zo mogelijk nog meer. Ik ga dit zeker meenemen in mijn maatschappelijke carrière. Je hele leven leer je om dingen op een traditionele manier te doen. Op school wordt je in een hokje geduwd, je creativiteit wordt gestopt, alles moet binnen vastgestelde kaders. Terwijl je zelf ook een mening en ideeën en gevoel hebt. Het is belangrijk om dat ook ruimte te geven. Daar worden mensen vrolijker en gelukkiger van. En je kunt beter vrolijke mensen hebben dan mensen die alleen maar uitvoeren, hun mond houden, hun werk niet meer leuk vinden en daardoor eerder afhaken.”‌

De media en de rest van de wereld stond er veel minder positief tegenover. Sceptisch zelfs. Dat zorgde voor een negatief sentiment. “Zelfsturing is een beetje een vies woord geworden, waardoor mensen zijn afgehaakt. Hierdoor hadden we geen spelers op niveau en onvoldoende geld.” Het woord zelfsturing heeft mensen angst aangejaagd, maar dat was niet gebaseerd op feiten. “Er wordt alleen maar naar de uitkomst gekeken, niet naar het proces. Terwijl bij zelfsturing juist het proces heel belangrijk is. Je moet dus een manier vinden om dat te vertalen naar resultaat.”‌

Op zoek naar de ideale vorm‌

Voor Hilarius staat vast: zelfsturing betekent niet dat je in het diepe gegooid wordt, maar dat je begeleid en gecoacht wordt. Door één of meerdere mensen. “Ik zou het andere teams zeker aanraden. Niet zo extreem als wij het hebben aangepakt. Ik zou er zeker iemand bij vragen die zo’n proces al eens heeft meegemaakt, zoals mijzelf of mede ervaringsdeskundige en volleyballer Thijs van Noorden, zodat die het team kan helpen. Naast een trainer die dan langzaam wat dingen afstaat. Om zo samen de ideale vorm te vinden.”‌

Hilarius denkt dat in principe iedere sport er baat bij kan hebben. “Wat je de laatste jaren in Nederland ziet is dat mensen op een jonge leeftijd afhaken. Ze vertrekken naar het buitenland en komen weer terug als dat niet is gelukt en stoppen met spelen. Of ze voelen de druk van de maatschappij dat ze geld moeten verdienen wat bijna niemand meer met volleyballen doet. Zelfsturing is een manier om mensen actiever te betrekken bij een proces dat ze ook mee kunnen nemen naar hun maatschappelijke carrière. Het is leerzaam voor je verdere leven.”‌

Hoe nu verder?‌

Hoe het verder gaat met Coníche Topvolleybal Zwolle is niet duidelijk. Na de degradatie dit jaar vertrekt wederom een belangrijk deel van de spelersgroep. En dat zijn nu juist de mensen die zelfsturing hoog in het vaandel hadden staan. “We hebben wel gezegd: we zijn nog niet klaar. We weten nog niet alles. We zijn een eind op weg, maar het proces is nog niet voorbij. We zijn op zoek naar een manier om er een vervolg aan te geven, al dan niet binnen het volleybal. Misschien gaan we wel workshops geven aan bedrijven, zoals we dat het afgelopen jaar ook al hebben gedaan.” Hilarius vertrekt naar een ander team, waar hij naar eigen zeggen mede is gevraagd op basis van zijn ervaring met zelfsturing.