“In de verenigingsdemocratie kunnen we op digitaal gebied van nieuwe tools gebruik maken. Ik beloof U dat ik NOC*NSF als een moderne vereniging wil vormgeven. Het zou bijvoorbeeld toch handig zijn als ik tussen fysieke vergaderingen door middels een app U kon raadplegen over wat U van een onderwerp vindt?”
(Anneke van Zanen-Nieberg, voorzitter NOC*NSF, algemene vergadering 18-11-2019)
De algemene vergadering van NOC*NSF en de woorden van de nieuwe voorzitter hadden niet op een beter moment kunnen komen, want de Sportinnovatiestudio werkte het afgelopen jaar aan een project dat precies als doel heeft grotere betrokkenheid en betere besluitvorming in verenigingen, bonden en NOC*NSF te realiseren.
Project Digitale Democratie
Doel:
Het doel van dit project is de realisatie van de toolkit ‘Digitale Democratie’, een pakket aan middelen en methoden om grotere betrokkenheid en betere besluitvorming in verenigingen, bonden en NOC*NSF te realiseren. De uiteindelijke toolkit zal uit drie elementen bestaan:
- Communicatietool: kennisdeling en discussie faciliteren.
- Beslistool: online opinie peilen, beslissingen nemen.
- Handboek: methode om tools succesvol in de praktijk toe te passen.
Ad 1) Met de Koninklijke Wandel Bond Nederland (KNWB) is de Sportinnovatieststudio op dit moment aan het onderzoeken welke tools er voor die bond geschikt zijn om decentraal communicatie en kennisdeling te faciliteren. We kijken welke (open source) tools er in te zetten zijn of wat er voor nodig is om ze geschikt te maken. We gebruiken dit traject om te onderzoeken welk online gereedschap breed inzetbaar is. Onze bevindingen en een voorstel hoe dit op te volgen zullen later volgen.
Ad 2) Het bijgaande plan behelst de zogenoemde Beslistool (de werknaam dekt niet de lading, is ook zeer geschikt om opinies te peilen), er is na overleg met en onderzoek bij verenigingen en bonden een concept uitgewerkt voor een tool om eenvoudig meningen te peilen en besluiten te nemen. In dit plan beschrijven we welke investering nodig is om van dit plan een product te maken waarmee in de praktijk met een selecte groep getest en doorontwikkeld kan worden. Oftewel: successen realiseren die als voorbeeld voor andere verenigingen en bonden kunnen werken.
Ad 3) De Sportinnovatiestudio heeft zelf veel kennis in huis als het gaat om kennisdeling, communities bouwen en daar online tools bij inzetten. Onze eigen kennis zijn we op de website van de Sportinnovatiestudio aan het bundelen in het dossier Digitale Democratie. Die verzameling aan cases en inzichten zal samen met de ervaringen met bonden en verenigingen uiteindelijk worden omgezet worden in een Handboek. Wordt dus vervolgd.
Het navolgend verhaal betreft de uitwerking van de Beslistool (werktitel), gereedschap om online opinies te peilen en besluiten te nemen en het voorstel om dit te gaan realiseren met Gusmanson.
Digitale democratie: de realisatie van de Beslistool
Inleiding
Door online tools en mobiel internet is iedereen gewend om op elk moment met mensen te kunnen communiceren. Om kennis te delen, om meningen te peilen, om afspraken te maken. Waar dat in het persoonlijk leven gewoon is, is dat in de praktijk van de verenigings- of sportdemocratie nog nauwelijks het geval.
Uit gesprekken met bonden en verenigingen kwam de latente behoefte naar voren om leden beter te kunnen betrekken bij reilen en zeilen van hun organisaties, om meer te kunnen profiteren van de kennis en kunde in de club of bond, om eigentijdser te opereren. En dat kan bijvoorbeeld in het geval van een bond of NOC*NSF om grote onderwerpen gaan, maar ook om praktische maar belangrijke zaken van een vereniging, zoals de keuze tussen twee shirt-ontwerpen.
Fase interviews
De Sportinnovatiestudio is daarna samen met Bas Janson van Gusmanson een indicatief onderzoek gestart om met verenigingen de behoefte aan online tools te onderzoeken. Vrijwel unaniem kwam bij de willekeurig geselecteerde groep bestuurders (6) en sporters (5) naar voren dat ze goede tools om beter en meer te betrekken een welkome aanvulling zouden vinden. Als bijlage treft U de bevindingen van het onderzoek.
De belangrijkste conclusies:
- Bestuurders hebben behoefte aan participatie bij kwesties over clubervaring en sportieve inhoud. Dat zijn de onderwerpen die de meeste mensen aangaan en waar ze in de praktijk graag over zouden willen meepraten.
- Besturen zijn voornamelijk zendend in hun communicatie. De leden geven informeel feedback. Daardoor heeft de stille meerderheid niet echt een stem. Een mogelijkheid om hun betrokkenheid te vergroten zou meer dan welkom zijn.
- Er worden al veel communicatiekanalen gebruikt. De tool moet een aanvulling zijn en aansluiten bij wat er al is.
De geïnterviewden zagen overduidelijk mogelijkheden voor online gereedschap.
De kansen:
- Laagdempelig temperatuur meten; eenvoudig checken wat leden ergens van vinden.
- Nieuwe ideeën de ruimtegeven; geef leden, commissies en bestuur de ruimte om voorstellen te doen, en nieuwe ideeën en initiatieven aan te jagen.
- Democratie versterken; biedt transparantie over organisatorische besluiten, zorg voor breedgedragen beslissingen.
Fase prototype
Op basis van de interviews zijn we een clickable prototype gaan uitwerken (zie bijlage en boven). Hoe zouden we een gebruiksvriendelijke, laagdrempelige tool kunnen bouwen die voor kleine en grote kwesties door verenigingen en bonden kan worden ingezet? We hebben 6 bestuurders van sportverenigingen en 7 vertegenwoordigers van sportbonden in max 60 minuten ondervraagd over hun indruk van de tool en de toepasbaarheid in hun praktijk.
De bestuurders waren in overgrote meerderheid enthousiast:
- 5 van de 6 bestuurders geeft aan de tool graag in deze vorm te willen gebruiken.
- Zij zien de meerwaarde vooral in grotere betrokkenheid van de leden, en dus meer draagvlak voor besluiten van het bestuur.
- Er spelen bij iedere vereniging regelmatig kwesties die bestuurders zouden willen voorleggen aan leden.
- Bestuurders weten zelf goed welke kwesties ze wel en welke ze niet aan leden willen voorleggen.
- Delen op Whatsapp en Facebook wordt belangrijk gevonden en werkt beter dan bijv. e-mail.
Maar ook waren er natuurlijk vragen en opmerkingen:
- Sommige bestuurders zijn kritisch over het nemen van besluiten m.b.v. een online stemming, direct door leden. Is het wenselijk? Kan het statutair?
- Leden online laten reageren is interessant, maar levert extra werk op. (O.a. lezen, reageren, modereren van negatieve reacties.)
- Eén bestuurder geeft aan dat er tools bestaan waarin je polls kunt maken. Is een nieuwe tool dan nodig?
Ook de 7 vertegenwoordigers van bonden waren positief:
- Ook bij sportbonden is er behoefte aan meer participatie van hun leden (de verenigingen). Vooral in de periode tussen vergaderingen, waarin relatief weinig contact is.
- Bonden zien allemaal de meerwaarde voor verenigingen en zouden de tool graag aan hun verenigingen aanbieden.
- Enkele bonden zouden de tool willen gebruiken om de ‘temperatuur te meten’ bij hun verenigingen of in de voorbereiding op een ledenraadsvergadering.
Wel bestonden er bij deze geïnterviewden vragen:
- Sommige bonden geven aan dat een groot deel van de besluiten die moeten worden genomen complex is. En vragen zich af of een online tool dan niet (te) uitgebreid moet zijn.
Conclusie
Uit onze uitgebreide kwalitatieve onderzoeksprocedure concluderen we dat er behoefte is aan een tool om betrokkenheid te vergroten en betere besluiten te nemen groot is en dat het geschetste prototype op groot enthousiasme kan rekenen. De kansen bij verenigingen lijken evident, maar naar onze mening is de potentie bij bonden en NOC*NSF ook groot. Het is ons voorstel om de volgende fase van bouw in te gaan. Om in de eerst helft van 2020 een werkend model te realiseren waarmee we met een tiental geïnteresseerde verenigingen, bonden en NOC*NSF gaan leren en successen gaan creëren die helpen bij grote uitrol in een volgende fase.