Hoe moet dat met de algemene ledenvergadering?

Voor sportclubs ligt het sportieve leven door het coronavirus stil, maar hoe blijf je de noodzakelijke vergaderingen binnen de verenigingen houden als je elkaar niet mag ontmoeten? Hoe moet dat met de algemene ledenvergadering? Notaris Aldo van Commenée, tevens voorzitter van de sponsorcommissie bij een hockeyclub, legt uit.

Er zijn in Nederland 26.000 verenigingen die op dit moment fysiek niet bij elkaar kunnen komen. Betekent dit dat alle algemene ledenvergaderingen worden uitgesteld?

“Als er geen dringende zaken zijn en het een reguliere vergadering betreft is het waarschijnlijk wijsheid de vergadering 2 maanden uit te stellen. Dat is beter, aardiger en praktischer. Bij sommige verenigingen is de noodzaak om te vergaderen echter groot. Bijvoorbeeld omdat er nieuwe bestuurders moeten worden aangesteld of dat er een zwaarwegend besluit moet worden genomen. Dan zullen we in deze bijzondere tijd toch een ALV moeten houden.”

Hoe dan?  

“De oplossing zit in videoprogramma’s als Zoom bijvoorbeeld waar je heel eenvoudig samen kunt vergaderen, maar op afstand. Alle leden kunnen met Zoom of een soortgelijk programma aansluiten in de vergadering. Het bestuur, of een klein deel van het bestuur, is dan wel fysiek aanwezig. En dan kunnen de leden digitaal aanwezig kunnen zijn via een videoverbinding. Bijna iedereen heeft een mobiele telefoon danwel laptop, of iemand in de buurt met een laptop. De vergadering zal geleid worden door de voorzitter, dus die spreekt zoals dat in een ALV gebruikelijk is. De voorzitter opent de vergadering, heet iedereen welkom en leest de agenda voor. De agendapunten kunnen ook vertoond worden via shared screen dus is zijn inzichtelijk voor iedereen. Op deze manier kunnen alle leden meepraten, als je je hand opsteekt, krijg je het woord. Net zoals in een gewone vergadering.”

Vergaderen kan dus wel, maar hoe zit dat met het nemen van besluiten? Bijvoorbeeld in het geval van het benoemen van nieuwe bestuursleden. Als je dan als vereniging besluiten wil nemen, is dat in deze vorm van vergadering dan wel rechtsgeldig?

Aldo: “In het algemeen worden besluiten genomen in de ALV, soms kan een besluit ook buiten de vergadering worden genomen middels een eenstemmig besluit van alle stemgerechtigde leden. Dat kan schriftelijk of via de email of whatsapp. Je kunt dus buiten de vergadering stemmen volgens de statuten, maar dan moet iedereen meestemmen. Mocht het een hele kleine vereniging betreffen met 10 leden en iedereen is voor en ze stemmen allemaal schriftelijk (of per email of whatsapp) dan is het een geldig besluit. Zou één van die 10 niet stemmen, zijn stem onthouden, dan is er geen geldig besluit. Met meer dan 100 leden bijvoorbeeld is dat al bijna een praktische onmogelijkheid. 

Kan het stemmen dan digitaal? 

 “Digitaal stemmen kan eigenlijk niet. In nood zou het waarschijnlijk wel kunnen maar het is niet helemaal waterdicht, een besluit moet voldoen aan de regels van de wet en de statuten. Wat wel zou kunnen is dat 2 (bestuurs-)leden als vertegenwoordiger van de leden in de vergadering fysiek aanwezig zijn. Er zijn dus 2 leden lijfelijk aanwezig. Eén is tegen en één is voor. De leden die digitaal meekijken kunnen dan tijdens de vergadering op een gegeven moment via de email een volmacht sturen. De email wordt als een schriftelijke volmacht aangemerkt. In de vergadering zal dan een stemronde plaatsvinden waarbij het ene lid namens zijn volmachtgevers voor stemt en het ander lid stemt namens zijn volmachtgevers tegen. Zo kan een besluit worden aangenomen of verworpen. Een soort van getrapte vertegenwoordiging.”

Wat als een lid het er niet mee eens is en naar rechter zou stappen?

“De vergadering moet vanzelfsprekend rechtsgeldig uitgeschreven zijn en aan alle statutaire voorwaarden moet voldaan zijn. De discussie zou dan kunnen worden of de volmacht verlening en daarmee de stemming geldig is geweest. Ik denk dat volmachten geldig zijn en dat de toegang tot de ALV niet beperkt is. Hoogstens een klein beetje omdat je een technisch apparaat nodig hebt om deel te kunnen nemen. Dat is momenteel minder een probleem dan dat je naar de vergadering komt. Als extra veiligheidsmaatregel kun je afspreken dat de besluiten van de online vergadering achteraf bekrachtigd worden. In het kader van dubbel genaaid houdt beter. Ik denk dat de rechtbank zal zeggen dat door de bijzondere omstandigheden van het corona virus en het feit dat lang uitstel niet kan worden geduld deze oplossing acceptabel is.”

Het Ministerie van Justitie en Veiligheid onderzoekt of het eventueel nodig is om in deze tijden van corona een spoed- of noodwetgeving te ontwikkelen voor verenigingen als het gaat om het houden van ALV’s.

“Het zou mooi zijn als justitie zou zeggen dat een oplossing zoals ik die beschrijf voor nu passend is, dat biedt ondersteuning. Dat zou voor deze tijdelijke situatie wel een geruststelling zijn voor veel verenigingen.”

Is er ook een toekomst denkbaar waar men niet meer fysiek bijeen hoeft te komen voor een ALV?

“Persoonlijk vind ik het onbegrijpelijk dat je lid bent van een vereniging maar dat je niet de moeite neemt om de jaarvergadering bij te wonen. Ook uit beleefdheid en dankbaarheid naar het bestuur. In het woord vereniging zit het verenigen van mensen, leden, als groep, in mijn ogen is dat fysiek samenkomen, dat hoort bij een vereniging. Samen besluiten nemen in een vergadering waar je elkaar ziet en hoort. Waar je de hectiek van een vergadering voelt en de argumenten van voor en tegen goed kunt afwegen. Fysiek bij elkaar komen is de basis. Maar nu gaat het erom zo goed mogelijk door te kunnen gaan in deze moeilijke tijden.”

Als je verenigingen één advies mag geven, wat is dat dan?

“Ben niet te bang. In deze tijd moet je ook wel een beetje durven. Zoek niet naar alle hindernissen maar zoek naar de oplossing. Schroom niet om je plaatselijke notaris te bellen om creatieve oplossingen te bespreken. Doe recht aan alle posities van iedereen in de club, dus zorg dat je geen mensen achterstelt, geen mensen buitensluit en iedereen kunt laten deelnemen. Als er achteraf gedoe komt en je kunt aantonen dat je er alles aan gedaan hebt om je vereniging zo goed mogelijk door te laten functioneren moet dat gewoon goedkomen.” 

Meer weten over sport in tijden van Corona?

Meer weten over digitale democratie?