Lessen van GitLab: zo werk je beter op afstand

We moeten allemaal wel, op afstand werken. En we kunnen ook niet toeleven naar een periode waarin dat anders wordt. Laten we dat ‘remote work’ zoals het in het Engels heet dan ook vooral zo goed mogelijk doen en profiteren van de mogelijkheden. Daarbij kunnen we veel leren van de Nederlander Sytse Sijbrandij en zijn bedrijf GitLab.

Gitlab is een technologiebedrijf dat software voor programmeurs maakt. Ooit had de organisatie een kantoor in Amerika, maar toen daar vrijwel niemand kwam opdagen, besloot het bedrijf helemaal online te gaan werken. En dat doet het nu al jaren succesvol. Inmiddels is de omzet de 100 miljoen gepasseerd en werken 1300 mensen in 65 landen. Op verschillende locaties en in verschillende tijdzones.

Volgens Sijbrandij is ‘remote work’ in alle tijden goed voor de werknemers omdat ze minder reistijd hebben en meer flexibel zijn in het indelen van hun dagen. Voor een bedrijf is het goed omdat het personeel gelukkiger is en dus langer blijft. Ook kan een organisatie beter personeel aantrekken doordat de mensen uit de hele wereld kunnen komen. En in het algemeen is een bedrijf zonder kantoren goedkoper.

De belangrijkste uitgangspunten van succesvol remote werken zijn volgens Gitlab: flexibele werktijden (geen kantoortijden); alle kennis wordt schriftelijk vastgelegd (geen verbale ‘bijpraatsessies’); alle bedrijfsprocessen zijn uitgeschreven (in tegenstelling tot ‘on-the-job-training’); informatie wordt altijd binnen het hele bedrijf gedeeld (en dus niet op need-to-know basis); voorkeur voor asynchrone communicatie (in tegenstelling tot synchrone bijeenkomsten of groepsgesprekken); resultaat van het werk is leidend (en niet het aantal uren dat er is ingestoken).

We zoomen nog wat extra in.

Hoe zorg je er als remote bedrijf voor dat iedereen op de hoogte is van wat er speelt?

Sijbrandij: “Als je niet langer allemaal in dezelfde tijdzone zit is het belangrijk dat je asynchroon gaat communiceren. Dat houdt heel vaak in: schrijf het op of neem het op op video. Alle processen binnen GitLab staan in een handboek en als je iets wilt wijzigen dan verandert je het in het handboek en laat iedereen zien hoe je dat hebt gedaan. Dat is de communicatie van de verandering. Dus elke verandering is traceerbaar en zichtbaar voor iedereen.”

Hoe neem je als remote bedrijf beslissingen?

Sijbrandij: “Naast dat teams remote werken zijn ze ook in hoge mate zelfsturend. Iedereen mag input geven, maar de mensen die het werk moeten doen mogen zelf de beslissingen nemen. Dat is voor ons de beste combinatie van consensus en hiërarchie. Iedereen binnen het bedrijf heeft één manager. Dat is iemand die altijd inhoudelijk snapt wat je doet. Problemen moeten zoveel mogelijk onderling worden geregeld. Als CEO krijg ik de situaties waarbij partijen er niet uitkomen op mijn bord. Dat is gelukkig niet vaak. We werken met begrip en empathie en dat de doelen zo gesteld zijn dat er weinig conflicten zijn. We overleggen ook elk kwartaal met de executive team om vooruit te kijken naar de onderwerpen die er spelen.”

Hoe zorg je voor een team- of bedrijfsgevoel als remote bedrijf?

Sijbrandij: “Remote werken vergt ook een goede organisatie van de informele contacten. Onder normale omstandigheden komen we één keer per jaar met z’n allen ergens op de wereld bij elkaar, maar verder werkt iedereen vanuit huis. Dat roept om een structuur. Zo spreken de teams één keer in de week af om samen online te hangen en het dan niet over werk te hebben. We hebben ook koffie-chats. Dat kan over werk gaan, maar hoeft niet. En interessegroepen. Daarin zoeken mensen elkaar op. Denk bijvoorbeeld aan medewerkers met kinderen. Daarnaast bestaan de zogenaamde break-out sessies: dan wordt je 5 minuten gekoppeld aan een willekeurig iemand. Dus we hebben een formele organisatie voor het informele contact. Die staan ook allemaal in het handboek en ook op onze website.”

Het handboek is al een paar keer genoemd, maar kijk ernaar. Het is een zeer leerzaam naslagwerk. “Bij ons in het bedrijf is de regel ‘handbook first’, aldus Sijbrandij.

>>> Handbook Gitlab

Erwin Blom en Roeland Stekelenburg van de Sportinnovatiestudio spraken in hun programma Top Names voor Fast Moving Targets twee keer met Sijbrandij. Bekijk de laatste aflevering.