Online duurt de jaarvergadering van WielerToerist drie dagen

Een bestaande structuur veranderen is complex, wie opnieuw begint heeft geen last van ballast en geschiedenis. Cycling Team WielerToerist is daar een voorbeeld van. De vereniging is ontstaan vanuit een forum voor wielerliefhebbers en heeft 12 jaar na oprichting nog altijd een belangrijke digitale component. Al is die inmiddels ook aan vernieuwing toe: de online jaarvergadering duurt 3 dagen.

Onder de noemer Digitale Democratie onderzoekt Sportinnovatiestudio nieuwe vormen van organiseren en beslissen binnen en buiten de sport. Wat valt er van anderen te leren voor de vereniging van de toekomst?

Het begon met een forum

Cycling Team WielerToerist is in 2007 officieel als vereniging opgericht. Een deel van de leden kende elkaar al van fietstochten. De communicatie ter voorbereiding van die ritten verliep online op een in die dagen veelgebruikte forumtechniek. Zelfs voor de officiële oprichting werd geen fysieke vergadering uitgeschreven, wat de notaris voor een novum plaatste. In plaats van de notulen van de oprichtingsvergadering werden de uitgeprinte stukken van het forum overlegd. Na enig onderzoek ging de notaris akkoord en was de vereniging een feit.‌

Door de ontstaansgeschiedenis is nooit een ander vorm van onderlinge communicatie dan het forum overwogen. Het deed wat het moest doen. Inmiddels telt de vereniging schommelend tussen de 160 en 180 leden van alle leeftijden en zijn er wel wat kanttekeningen bij de techniek te plaatsen. “Een forum als deze is niet echt meer van deze tijd”, aldus voorzitter Martin Gerritsen. Niet dat het daarom direct bij het vuilnis kan, het voldoet nog voor de maandelijkse bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergadering.‌

Die jaarlijkse algemene vergadering verloopt volgens een strak vastgelegd schema. De vergadering wordt via een mail aangekondigd. Het bestuur zet de stukken online en om 00.00 ‘s nachts wordt de vergadering geopend. Dan krijgen leden de kans te reageren, waarna de voorzitter aan het eind van de dag een samenvatting maakt en het bestuur met een reactie komt op de inbreng van de leden. Die reactie wordt weer online gedeeld. Daarop krijgen de leden opnieuw de kans te reageren, waarna een nieuwe samenvatting plus afrondende conclusies volgen. De derde dag van de Algemene Leden Vergadering kunnen de leden stemmen over de onderwerpen. Jaarlijks ‘praten’ er zo’n 50 leden mee.‌

Iedereen kan meepraten

Een groot voordeel van op deze manier vergaderen: iedereen die wil kan meepraten. Je hoeft je niet geïntimideerd te voelen door ervaring of het overschreeuwen door anderen. Elk lid kan ook de tijd nemen om te reageren. Zo zijn er altijd een paar leden die zich goed verdiepen in de financiën en daar ook opmerkingen over maken. Vervolgens hebben alle andere leden ook de mogelijkheid daar goed naar te kijken. Hierdoor wordt de kennis in alle rust breed gedeeld. Dat komt het democratisch gehalte van de vereniging zonder meer ten goede, is de overtuiging.‌

Natuurlijk zie je online net als offline dat er mensen zijn met bepaalde stokpaardjes. Die blijf je altijd houden. Maar door de online manier van werken heeft niemand daar echt last van. Gerritsen geeft wel aan dat het forum in de begindagen goed in de gaten gehouden moest worden. Het forum wordt niet alleen bezocht door leden, maar ook door andere belangstellenden. Het forum zelf heeft maar liefst 5600 leden. Daar zaten in de begintijd weleens mensen tussen die wat minder fatsoenlijk communiceerden. Maar dat is nu niet meer het geval. Daar heeft sturing van ‘bovenaf’ goed bij geholpen. ‌

Vandaag de dag kiest het bestuur er soms voor om bepaalde onderwerpen scherper neer te zetten, om zo respons te ontlokken. “Ons clubtenue is zwart en dat wilden we veranderen. Dan kun je zeggen: wie heeft een suggestie voor een andere kleur, maar voor je het weet vliegt het dan alle kanten op. Wij kiezen er dan voor om te zeggen: wij stellen oranje voor. Dan weet je zeker dat er reacties zullen komen.”‌

In achterafzaaltjes komt niemand

De vereniging heeft nooit overwogen om fysiek bij elkaar te komen voor een vergadering. “In zo’n achteraf zaaltje komt toch niemand.” Dan moet je weer enorm je best gaan doen om mensen op een specifiek moment samen te krijgen. Door bijvoorbeeld bijzondere sprekers uit te nodigen. Daar hoeft het Cycling Team WielerToerist zich niet druk om te maken. Wat wel een punt van aandacht is: het gebruikte forum voldoet technisch niet meer voor de dagelijkse communicatie. Als aanvulling daarop wordt gebruik gemaakt van een nieuwsbrief, Facebook en WhatsApp.‌

De nieuwsbrief is een manier om leden op de hoogte te houden, maar dat is natuurlijk éénrichtingsverkeer. Facebook en WhatsApp lenen zich slecht voor communicatie tussen 160 tot 180 leden. Het eerste bezwaar is al: je moet vragen om te worden toegelaten. Dat is een drempel. En wanneer de groep te groot wordt is het volstrekt onduidelijk waar een gesprek nu werkelijk over gaat. Gerritsen maakt wel gebruik van WhatsApp, bijvoorbeeld voor specifieke fietstochten. Iedereen die meegaat wordt aan het WhatsApp gesprek toegevoegd. Vooraf worden zo tips uitgewisseld voor bijvoorbeeld de beste pizza’s onderweg. Tijdens de rit moeten de gesprekken over ditjes en datjes worden gestaakt, zodat er in geval van een calamiteit direct duidelijk is wat er aan de hand is en wat er aan gedaan wordt.‌

Dat werkt, maar is niet ideaal. Op deze manier weten de mensen die toch al meegaan wat er gaande is, maar het lukt zo niet om niet-rijders te enthousiasmeren. daar is expliciet behoefte aan. De vereniging heeft zelf al het nodige geprobeerd, maar de geteste beschikbare online tools voldoen niet voor een goede communicatie zonder drempels tussen 160 tot 180 mensen.

Ken je ook een inspirerend voorbeeld van een nieuwe manier van organiseren of beslissen? Laat het ons weten via info@sportinnovatie.studio !

Over de auteur(s) van dit bericht:

Journalist bij Fast Moving Targets.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *