Een online besluitvorming

Binnen een vereniging hebben de leden het uiteindelijk voor het zeggen. Die democratische verankering van het verenigingsleven is een groot goed, maar hoe kunnen we de kennis en kunde van onze leden maximaal benutten? En hoe kunnen we onze leden met moderne technieken beter betrekken bij de besluitvorming? De Sportinnovatiestudio onderzoekt dit thema en experimenteert – samen met bonden en verenigingen – met nieuwe vormen van digitale democratie.


Een digitale democratietool voor sportverenigingen

‘Welke van deze 3 tenue-ontwerpen gaan we volgend jaar dragen?’, het is een vraag die een bestuurder straks kan stellen op het Digitale Democratie Platform. De Sportinnovatie Studio onderzocht het afgelopen jaar de mogelijkheden om een online tool te bouwen voor verenigingen die kennisdeling faciliteert, online besluitvorming mogelijk maakt en het peilen van opinies makkelijker maakt. Kortom: een tool die verenigingen organisatorisch helpt. 

Waarom een tool?

De samenleving digitaliseert en individualiseert. Ook verenigingen krijgen daarmee te maken. De problemen zijn bekend: een teruglopend ledenaantal, minder clubgevoel en dus een minder kloppend democratiehart. Ook is binnen de vereniging veel expertise aanwezig, maar daar wordt nu weinig gebruik van gemaakt. Aan de andere kant biedt de digitalisering kansen, want via online tools kan het gesprek nu op ieder moment plaatsvinden. De Sportinnovatie Studio ontwikkelt een omgeving waar online besluitvorming plaatsvindt, zodat leden van de club weer actief worden, expertise toegankelijk wordt en het democratische gehalte toeneemt.

Het product

Een online clubhuis waar men kennis deelt, discussieert en besluiten neemt. Dat is het idee. Om dat mogelijk te maken, moet het platform over twee belangrijke functies beschikken: een discussie-omgeving en besluitvormende omgeving. In het kader een voorbeeld van de besluitvormende omgeving.

Praktijkvoorbeeld
Je bent bestuurder van een voetbalvereniging en wilt een vraag stellen. Je gaat naar het digitale democratieplatform en gaat naar het kopje: ‘stel een vraag’. Op de desbetreffende pagina vul je het onderwerp in, stel je de vraag (bijvoorbeeld: ‘Welk shirt moet het eerste team volgend jaar dragen? A, B of C?’) en kies je de doelgroep (bijvoorbeeld alle leden of alle jongeren). Daarnaast kies je de impact: zijn de antwoorden bindend of raadgevend. Vervolgens zet je de vraag op het platform en wordt een mail verstuurd aan de geselecteerde groep. Een dag later ontvang je de tussenresultaten en zie je welk shirt ‘koploper’ is. Aan het eind van de rit kan het resultaat besluitvormend zijn of mee worden genomen in de besluitvormende vergadering.

Het product bestaat niet alleen uit een online platform. Uit gesprekken met de bedenkers van soortgelijke tools blijkt dat het begeleiden van moderators belangrijk is. Hoe start je een discussie? Hoe zorg je dat de discussie niet een eigen leven gaat leiden? Om beheerders op weg te helpen, bevat de toolkit van Sportinnovatie Studio ook een handboek.  

Draagvlak en behoeften

Allereest hebben we vergelijkbare tools in kaart gebracht die digitale democratie bevorderen. Voldoen die aan de wensen van sportbonden en verenigingen? Dat blijkt niet het geval. Sommige delen kunnen we overnemen en zijn te kopiëren, maar om een aanbod te ontwikkelen dat op maat is, moet een eigen platform gerealiseerd worden. Daarnaast peilen we in de beginfase of er draagvlak is bij verenigingen en sportbonden voor een democratietool. Uit de eerste reeks interviews verkennen we waar verenigingen tegenaan lopen.

Uit de gesprekken blijkt dat verenigingen veel middelen inzetten om te communiceren: mails, WhatsApp, Facebook. De tool moet dus een aanvulling zijn. Daarnaast geven de verenigingsbestuurders aan dat de club vaak kwesties spelen waar input van leden gewenst is, er behoefte is aan inhoudelijke input en feedback vanuit leden nu vooral informeel tot stand komt waardoor de stille meerderheid geen stem heeft. Ook zien we dat commissies het kloppende hart vormen bij besluitvormende processen. Ligt er voor hen een rol weggelegd als beheerder? 

We zien op basis van de interviews drie functionaliteiten die meerwaarde creëren:

  • Meet de temperatuur: maak het mogelijk om eenvoudig te checken wat leden ergens van vinden.
  • Haal nieuwe ideeën op: geef leden, commissies en bestuur de ruimte om voorstellen te doen, en jaag nieuwe ideeën en initiatieven aan. 
  • Versterk de democratie: biedt transparantie over organisatorische besluiten, zorg voor breed gedragen beslissingen. 

Vooral verenigingen enthousiast

In de zogeheten ‘fase 1B’ hebben we zes bestuurders van zeven verschillende sportverenigingen en sportbonden geïnterviewd aan de hand van een prototype. De bestuurders van verenigingen blijken enthousiast. ‘Wanneer kunnen we beginnen?’, is een veelvoorkomende reactie. De meerderheid geeft aan de tool te willen gebruiken en zien meerwaarde in het betrekken van leden middels de tool. Ook zijn er kritische geluiden. Zo levert het-  in een tijd waar verenigingen een tekort aan vrijwilligers hebben – extra werk op.

Ook bij sportbonden is er behoefte aan meer participatie van hun leden (de verenigingen). Vooral in de periode tussen vergaderingen, waarin relatief weinig contact is. Daarnaast zien ze vooral de meerwaarde voor verenigingen, maar zien de bondsbestuurders de tool niet gebruikt worden binnen hun eigen bond. Zo geven de bonden aan dat een groot deel van de besluiten die moeten worden genomen erg complex is en een tool daarvoor niet uitgebreid genoeg is. 

Tijdens de evaluatie van het project ziet Roeland Stekelenburg dat als een gemiste kans. Roeland: “De bondsbestuurders denken in onmogelijkheden. Bij VoetbalTV is het idee ook gepeild onder leden. Dat is precies deze tool. Ok, in sommige gevallen is de probleemstelling wellicht te complex, maar voor veel vraagstukken voldoet de tool wel. Daarnaast kun je de tool gebruiken om efficiënter te vergaderen. Bij de mondelingen behandeling krijg je vaak slechte discussies. Wanneer vragen vooraf worden gesteld, tijdens de vergadering worden behandeld en een rondje bezwaren volgt, gaat het besluitvormingsproces veel sneller.”

Vervolg 

Verenigingen zijn enthousiast over de tool en willen er graag mee aan de slag. We richten ons in eerste instantie op hen. Daarvoor wordt een basisplatform gebouwd en gaan we het in de praktijk testen. 


Laat je inspireren door praktijkverhalen

Tools, tips en praktijkvoorbeelden. Lees hieronder alles over het thema digitale democratie. 


‘Zelfsturend werken is een les voor de rest van je leven’

‘Voetbal is een dictatuur en democratie’, zei Johan Cruijff ooit. Iedereen praat mee, maar wanneer de coach bepaalt, staat het vast. Alleen wat als er geen coach is? Wie bepaalt dan de tactiek en de opstelling? Voor Volleybalclub Topvolleybal Zwolle is dit een herkenbaar probleem. De afgelopen jaren kende de club geen top-down structuur maar een platte organisatie. Ook op het veld waren de spelers dus zelf de baas. Een deel van de communicatie en besluitvorming verliep daarbij digitaal. Benieuwd naar hoe de club dat heeft aangepakt en hoe het werken zonder coach in de praktijk uitpakte? Je leest het hier


Het Spotify model

Een zelfsturende organisatie. Voor veel medewerkers klinkt het als muziek in de oren: werken zonder baas. Wilbert Mutsaers, ‘Head of Spotify Benelux’: “Onze manier van werken zorgt voor flexibiliteit en snelheid, we kunnen daardoor onze koers redelijk makkelijk versnellen en verleggen.” Wat het Spotify Model precies inhoudt, kun je in dit artikel lezen.


Online duurt de jaarvergadering van WielerToerist drie dagen

De vereniging Cyling Team WielerToerist is zijn tijd ver vooruit: in 2007 wordt de vereniging online opgericht. Via een forum spreken wielerliefhebbers met elkaar af om te fietsen. Men spreekt zo vaak af dat het idee ontstaat om een vereniging op te richten. Wat online gebeurt, zelfs voor de officiële oprichting wordt geen fysieke vergadering uitgeschreven, wat de notaris voor een nieuwigheid plaatst. In plaats van de notulen van de oprichtingsvergadering worden de uitgeprinte stukken van het forum overlegd.

Na enig onderzoek gaat de notaris akkoord en is de vereniging een feit. Anno 2019 maakt de vereniging nog steeds gebruik van de online communicatiemiddelen, maar stuit het op een nieuwe uitdaging: het forum is verouderd; zo duurt de jaarlijkse algemene vergadering drie dagen. Benieuwd naar de ervaringen van WielerToerist met het online vormgeven van de besluitvorming? Lees hier het interview met voorzitter Martin Gerritsen. 


OpenStad Amsterdam

Hoe bereik je inwoners met moderne middelen? Bij aanvang is het project ‘online participatie’ de beginvraag van OpenStad Amsterdam. Inmiddels heeft het team van de gemeente Amsterdam onder leiding van May-Britt Jansen drie jaar ervaring opgedaan. Een proces waar ook de sport van kan leren: “Online participatie werkt als het voor zowel de organisatie als het publiek van toegevoegde waarde is. Deelname moet laagdrempelig zijn, het moet leuk zijn om mee te doen en aansluiten op de behoefte van de doelgroep.” Lees hier over de aanpak van de gemeente Amsterdam. 


De mogelijkheden van de tools Loomio en Argu

Verenigingen worstelen met het gebrek aan de betrokkenheid van leden. Door de besluitvorming online te regelen zodat iedereen de club op zak heeft, kan de betrokkenheid worden verbeterd. Op veel social mediaplatforms zie je vaak – na een aardig begin – de bomen door het bos niet meer. Herkenbaar? De tools hieronder bieden structuur en zijn geschikt om met digitale democratie te experimenteren. 

Loomio

Een van de tools is Loomio: een tool waarmee je meningen kunt peilen, problemen kunt oplossen of besluiten kunt nemen. In een online omgeving kun je een vraag stellen of stelling poneren, het gesprek eromheen faciliteren en mensen hun stem laten uitbrengen. En krachtig is dat je ook alle communicatie via de mail kunt laten afspelen. In deze video zie je hoe de tool werkt. 

Argu

Nog een tool – waar o.a. de KNWU gebruik van maakt is Argu. De tool werkt als volgt: wie feedback rondom een onderwerp wil ophalen, begint met een open vraag, het liefst omkleed met zoveel mogelijk bijbehorende informatie. Dat kan en ingewikkelde kwestie zijn of een luchtiger hamerstuk zoals: ‘In welk tenue moet ons eerste team volgend jaar spelen?’ Vervolgens kunnen mensen ideeën indienen en bij de oplossingen worden argumenten voor en tegen verzameld. Ook kan er van meet af aan gestemd worden op de ideeën, zodat er een rangorde ontstaat en duidelijk wordt waar wel of geen draagvlak voor is. Een groot voordeel volgens co-founder Joep Meindertsma is dat niet iedereen op een bijeenkomst aanwezig kan zijn, maar door de besluitvorming online te regelen iedereen toch een bijdrage kan leveren. 

In de praktijk blijken organisaties nog weleens bang om gevoelige onderwerpen op te werpen.

“Besturen zijn vaak bang voor negatieve consequenties wanneer ze anderen betrekken. Wat zou moeten veranderen is dat besturen van organisaties het lef gaan krijgen om niet populaire beslissingen te nemen. Wanneer je mensen duidelijk laat weten waarom je iets kiest, in plaats van het in een achterkamertje te besluiten, is dat waardevol. Ik denk dat dat op de lange termijn meer vertrouwen geeft dan doen alsof die keuzes er niet zijn.” Nieuwsgierig hoe je online een discussie vormgeeft? We spraken co-founder Joep Meindertsma over de randvoorwaarden voor succes. Klik hier voor het artikel. 


Zo zorg je voor meer betrokkenheid

De verhalen hierboven dienen als inspiratie en geven handvatten om aan de slag te gaan met het vormgeven van digitale besluitvorming. In het artikel ‘Zo zorg je voor meer betrokkenheid’, brachten we de belangrijkste tips en tricks omtrent dit thema. Waar begin je? Hoe communiceer je? Welke tool past bij mijn organisatie? De antwoorden op die vragen lees je hier


Meer betrokkenheid
Een fysieke bijeenkomst zal altijd belangrijk blijven. Maar dankzij digitale middelen is het nu ook mogelijk om buiten vergaderingen onderwerpen ...
Lees verder
Lessen van Spotify: zelfsturende organisatie zorgt voor flexibiliteit
De van oorsprong Zweedse streamingdienst Spotify werd in oktober 2008 gelanceerd. Als nieuw bedrijf hebben ze de kans met beide ...
Lees verder
toolkit
'Digitale democratie' is een van de thema's waar de Sportinnovatiestudio zich op richt. In ons dossier kun je onder meer ...
Lees verder
Nieuwe vormen van beslissen en samenwerken
De inhoud is beveiligd met een wachtwoord. Vul het wachtwoord hieronder in om hem te kunnen bekijken: Wachtwoord: ...
Lees verder
De KNWU is er voor alle mensen 'met een zeem in hun broek'
De Koninklijke Nederlandse Wieler Unie (KNWU) werd 91 jaar geleden opgericht. Sinds die tijd is de kern van de organisatie ...
Lees verder
Argu: hoe een online tool betere besluitvorming faciliteert
In de tijd van de filterbubbel, waarin mensen steeds vaker eenzijdige informatie voorgeschoteld krijgen, is het online vaak lastig discussiëren ...
Lees verder
OpenStad Amsterdam: denkkracht en creativiteit van bewoners aanboren met digitale middelen
Hoe betrek je burgers met moderne middelen? Hoe kan internet aanvullend zijn bij traditionele participatie? Het was de beginvraag toen ...
Lees verder
Coníche Topvolleybal Zwolle: 'Zelfsturend werken is een les voor de rest van je leven'
Holacracy is een term die de afgelopen jaren steeds vaker opduikt. Bedrijven nemen afstand van de bestaande bestuurs- en beslisorganen ...
Lees verder
Online duurt de jaarvergadering van WielerToerist drie dagen
Een bestaande structuur veranderen is complex, wie opnieuw begint heeft geen last van ballast en geschiedenis. Cycling Team WielerToerist is ...
Lees verder
Loomio: een tool om betrokkenheid te vergroten
Veel verenigingen worstelen met (het gebrek aan) de betrokkenheid van leden. Techniek is nooit de oplossing, maar de juiste tools ...
Lees verder