We moeten met zijn allen wel, andere manieren van overleg vinden in tijden van thuiswerken. Video is de afgelopen week al door veel mensen ingezet, maar dat kan nog veel meer en, eerlijk is eerlijk, het kan ook veel beter. Daarom zetten we wat tips op een rij: Zo vergader je beter
Zorg voor goed internet
Natuurlijk hebben jullie de bandbreedte naar en van je huis niet in de hand, maar in je huis kun je ook veel doen. Ga op een plek zitten waar je wifi signaal sterk is. En nog beter: leg een ethernet-kabel aan tussen je modem en je computer. Weet je niet wat dat is? Zo snel gaat de tijd 😉 Dat is zo’n kabel die je voor het wifi-tijdperk altijd nodig had om online te gaan.
Kies goede online software
Er zijn veel tools die je kunnen helpen, als je een favoriet hebt blijf daar lekker bij, maar wij wijzen je voor nu op de tools die wij goed en handig vinden en internationaal veel opduiken. Whereby is een aanrader voor kleine overleggen. Het is heel fijn omdat je er geen profiel voor nodig hebt, maar je bij een overleg kunt voegen als je de link hebt. Tot vier personen gratis, tot twaalf personen een tientje en daarboven duurder. Zoom is voor grotere groepen. Tot 100 deelnemers maximaal 40 minuten gratis, daarboven vanaf 13,99 per maand.
Focus op je geluid
Zoals in een eerdere post al gezegd, goed geluid is cruciaal. Prima als je daar een goede microfoon voor hebt, maar dat hoeft niet. Zorg dat je lekker dicht op de microfoon van je computer zit of praat goed in je mobiel. Daarnaast: bedenk goed waar je gaat zitten. Het is fijn als het beeld en het licht daar goed zijn, maar luister naar de ruimte. Kies een plek waar zo min mogelijk galm is, want indirect geluid luistert niet fijn. Als er wel galm is, kijk wat je daar aan kunt doen. Leg bijvoorbeeld een handdoek onder je computer dat zorgt voor minder weerkaatsing van je stem. Nog een tip: mute jezelf, zet je geluid uit, als je niet aan het woord bent, dat voorkomt een optelsom van achtergrondgeluid van alle deelnemers.
Werk met een koptelefoon
Als je een koptelefoon hebt, gebruik hem. Want ook al probeert de software ander geluid uit te filteren en dat gaat meestal goed, als het niet goed werkt zorgt het geluid dat uit je speaker komt voor rondzingen omdat het ook je microfoon weer ingaat. Een koptelefoon is belangrijk.
Organiseer je bijeenkomst
Net als bij gewoon overleg is het belangrijk dat je beslagen ten ijs komt. Dat begint met het bepalen wie de voorzitter is. Aan hem of haar de taak om het gesprek te leiden. Bepaal daarnaast een agenda. Stuur rond wat je wilt gaan bespreken en druk iedereen goede voorbereiding op het hart. Als het nodig is om een geschikt moment in ieders agenda te vinden, werk je met Calendly. Vat tot slot zoals na iedere bijeenkomst de besluiten samen en communiceer ze met iedereen die dat moet weten.
Spreek een video etiquette af
Maak een afspraak met elkaar hoe jullie je bijeenkomst organiseren en wat je wel of niet doet. Als de groep groter wordt is het risico van chaos door door elkaar spreken groot. Zoom heeft daarvoor de functie ‘raise hand’ ingebouwd. Als je daarop klikt geef je aan dat je het woord wilt, de voorzitter kan je aan de beurt laten als het juiste moment daar is. En spreek in ieder geval af dat de hoofdmoot kort en bondig is, maar geef aan het einde ruimte voor ditjes en datjes. Op kantoor zijn die ook belangrijk.
Dit is een aflevering in de serie Tips voor video in Corona-tijden. De tools en tips worden voortdurend geupdate en aangevuld.
Over de auteur(s) van dit bericht:
Verhalenverteller, community-denker en fan van 'no-code'.