Werken aan een toolkit voor sportverenigingen

‘Digitale democratie’ is een van de thema’s waar de Sportinnovatiestudio zich op richt. In ons dossier kun je onder meer lezen over voorbeelden van binnen en buiten waar met nieuwe organisatievormen en manieren van mensen betrekken ervaring wordt opgedaan. Maar ook gaan we Werken aan een toolkit voor sportverenigingen.

Wat dat inhoudt? In ons research-traject gaan we onder meer experimenteren met tools die verenigingen organisatorisch kunnen helpen. Die kennisdeling faciliteren, die het peilen van opinies makkelijker maakt, die besluiten nemen ook mogelijk maakt buiten de jaarvergadering. Dat idee. Heb je daar ideeën over? Heb je een specifieke wens? Laat het ons weten via info@sportinnovatie.studio.

In deze post meer info over een traject dat we aan het doorlopen zijn met de realisatie van een tool die betrekken en beslissen binnen clubs makkelijker en beter moet maken. Lees even mee ….

Digitale democratie voor verenigingen

Wat gaan we maken?

Een online toolkit (web-app) waarmee democratie, inspraak en betrokkenheid binnen sportverenigingen wordt vergroot.

Wat willen we bereiken?

• Leden actiever betrekken bij relevantie kwesties.
• Besluitvorming vergemakkelijken (zodat er tijd over is om over inhoud te praten).

Voor wie gaan we het maken??

• Bestuurders van kleine en grotere sportverenigingen (20 – 1.000 leden).
• Alle leden binnen die verenigingen.

Aanleiding

Binnen een vereniging is veel expertise aanwezig, op allerlei gebieden. Van die expertise wordt nu te weinig gebruik gemaakt omdat leden onvoldoende betrokken zijn bij beleid en besluitvorming van de vereniging. Met een een digitale toolkit betrekken we leden van de vereniging actief, zodat we de democratie binnen de vereniging vergroten en de expertise toegankelijk maken. Met als resultaat: breedgedragen besluiten, meer democratie en enthousiaste, betrokken leden. 

Rol van de toolkit

De toolkit helpt de vereniging op drie niveau’s:

• Toegankelijk maken van expertise binnen de vereniging.
• ‘Temperatuur meten’ over een onderwerp (Hoe denken leden ergens over? Wat leeft er?).
• Officiële besluiten nemen.

Aandachtspunten

• Aansluiten op bestaande platforms
  We gaan niet proberen bestaande platforms te vervangen (WhatsApp, website van vereniging, Facebook-groep van je team, etc.), maar we sluiten daarop naadloos aan. We zorgen dat het makkelijk is om content uit de tool te delen op platforms.
• Supergemakkelijk
  Iedereen moet de tool meteen begrijpen en het moet vanzelfsprekend zijn hoe je de tool het beste gebruikt, voor zowel de leden als de beheerders van de tool. Met alleen functionaliteiten die je ook echt gebruikt en zo min mogelijk ruis.
• Serieus genomen worden
  Maak duidelijk wat je gaat doen met de resultaten uit een discussie. Je vraagt iets van leden, dus laat zien dat je het resultaat serieus neemt en verbind er acties aan. 
• Goed beheer
  We hebben liever een paar goede discussie dan heel veel losse flarden. Het goed beheren van de community is essentieel.
• Eigen taal
  De tool moet de juiste termen gebruiken, een gepaste aanspreekvorm hebben, etc. 
• Eigen stijl
  Het kunnen ‘branden’ van de tool is belangrijk om ervoor te zorgen dat gebruikers zich aangesproken en verbonden voelen

Eerste ideeën

• Principes uit gamification gebruiken om zowel leden als beheerders te motiveren.
• Een handboek bijleveren voor community-beheerders.
• Specifieke kwesties alleen binnen team of groep kunnen bespreken.
• Meer doen met statistieken.
• Leden uitnodigen om kwesties of discussies toe te voegen.
• Bij iedere vraag: context bieden (wat is er aan de hand en waarom is het relevant voor leden?) én laten zien wat je met het resultaat doet.
• Emoticons gebruiken om te reageren maakt het laagdrempelig.

Voorbeelden

• Welke van deze 3 tenue-ontwerpen gaan we volgend jaar dragen?
• Het seizoen zit erop, waar wil je volgend seizoen in de training meer aandacht voor? A, B, C.
• We willen 10.000 uitgeven aan nieuwe hekken, daar hebben we toestemming van de meerderheid van de leden voor nodig. Lees in het attachment alle details en kies daarna voor ‘Akkoord’ of ‘Niet Akkoord’. En leg bij voorkeur bij ‘Niet Akkoord’ uit waarom niet.

Openstaande vraag

Zelf ontwikkelen of open-source? De enige tool die bij onze uitgangspunten zou passen is Loomio, maar Loomio vraagt veel van de gebruiker. Zelf ontwikkelen lijkt dus voor de hand te liggen.

Volgende stappen 

• Interactieontwerp: beantwoord de vragen ‘Hoe werkt het?’ en ‘Wat kun je ermee?’. We schetsen de complete user journey van de doelgroep zodat we inzicht krijgen in gebruiksmomenten, emoties, etc.
• Visueel ontwerp: hoe ziet het product eruit? Welk deel kun je ‘branden’? We maken een compleet visueel ontwerp van de web-app op verschillende schermgroottes.
• Technische realisatie: we bouwen een eerste versie van de app. Samen bepalen we de functionaliteiten die nodig zijn om goed te kunnen testen.
• Testplan: hoe gaan we precies testen, wat willen we weten?
• Testen op een aantal verenigingen. Wanneer nodig maken we een handboek voor beheerders.

Heb je suggesties? Wil je meedenken? Neem contact op met info@sportinnovatie.studio.