Zo zorg je voor meer betrokkenheid

Een fysieke bijeenkomst zal altijd belangrijk blijven. Maar dankzij digitale middelen is het nu ook mogelijk om buiten vergaderingen onderwerpen te bespreken en besluiten te nemen. Op die manier kan een vereniging, een bond of bedrijf een permanent proces van stemmingen peilen, kennisdeling en besluitvorming op gang helpen. Om zo grotere betrokkenheid te realiseren en betere keuzes te maken. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Vergroot de kans op succes, hou deze vuistregels in je achterhoofd als je je publiek beter wilt betrekken.

Deze post maakt onderdeel uit van het alsmaar groeiende dossier Digitale Democratie. Lees alles over tools, tips, cases en inzichten!

Bezint eer ge begint

Vraag je van tevoren heel goed af wat je wilt bereiken met het betrekken van je publiek. Wil je de stemming peilen? Wil je kennisdeling op gang brengen? Wil je een besluit nemen? Maak een duidelijke keuze. En realiseer je ook goed dat het betrekken van een groep mensen zeer waardevol is, maar dat het ook tijd en energie kost. Je haalt eruit wat je erin stopt. Vraag je dus af of je die benodigde aandacht kunt waarmaken.

Kies de tools die bij je passen

Mensen communiceren al via veel verschillende tools. Om ze nog een nieuwe tool te laten gebruiken, is niet eenvoudig. Kijk dus eerst of je je doel ook kunt bereiken met wat al gangbaar is. Wie simpel de stemming wil peilen of kortstondig kennis wil delen kan dat ook via WhatsApp of een Facebook groep doen. Of kan in een nieuwsbrief een poll opnemen. Maar wie structureler te werk wil gaan, loopt dan toch snel tegen beperkingen op en zal op zoek willen gaan naar gereedschap dat hiervoor bedacht is. Kijk dan eens naar Loomio of naar het Nederlandse Argu. Maar weet in beide gevallen: de tool gaat de oplossing niet bieden. De mensen moeten het doen.

Communiceer helder

Alles draait om goede communicatie. Iedere keer weer. Dat gaat ook op bij het betrekken van je publiek. De toon maakt het verschil. Creëer een open sfeer waarin iedereen zich welkom voelt en durft bij te dragen. Leg uit wat de bedoeling is, schets de gewenste omgangsvormen, stimuleer het gesprek.

Zorg voor goed communitymanagement

Eigenlijk is het gewoon goed communitymanagement wat je aan het bedrijven bent. Je doet aan sfeerbeheer. Een online feestje is daarbij niet zoveel anders dan een offline event. Je heet nieuwe deelnemers welkom, je deelt een pluim uit waar nodig, laat het weten als mensen over de schreef gaan, activeert deelnemers als het rustig wordt. Betrokkenheid gaat niet vanzelf. Ga daar vanuit.

Meng je in het gesprek

Met het aanstellen van een community-manager alleen ben je er niet. Zorg dat de verantwoordelijken zich ook in het gesprek mengen. Daarmee wordt het belang van de betrokkenheid onderstreept. En komt een permanente dialoog op gang.

Maak het belang duidelijk

Leg mensen goed en helder uit waarom ze mee moeten doen. Waarom het op hen betrekking heeft. Ieders tijd is schaars, iedereen moet zich voortdurend afvragen waar hij of zij zijn energie in steekt. Des te beter je belang en noodzaak kunt uitleggen, des te groter de kans op succes is. Wees zo concreet mogelijk.

Ken je publiek

Betrek niet iedereen bij alles. Daarmee voorkom je overvragen en teveel informatie. Vraag mensen alleen mee te doen aan de onderwerpen waar ze betrokkenheid bij voelen of deskundig in zijn. Maar geef ze wel de mogelijkheid om middels een nieuwsbrief of andere communicatievorm op de hoogte te blijven van thema’s die verder weg van ze staan. De optie tot meepraten moet er altijd zijn.

Maak deelnemen eenvoudig

Dat geldt op twee gebieden. Zorg voor zo min mogelijk technische drempels, die zijn namelijk voor mensen al snel te hoog, maar maak onderwerpen ook niet te groot. Hak grote thema’s in kleine mootjes en, nogmaals, maak de vraag die je stelt zo concreet mogelijk. Als mensen het gevoel hebben dat ze met een kleine moeite een waardevolle bijdrage kunnen leveren, zullen ze dat doen. Een grote vraag waar ze uitgebreid voor moeten gaan zitten, zal minder snel beantwoord worden.

Organiseer activiteit

Het is een bekende uitdrukking: in een lege kroeg gaat niemand zitten. Waar de mensen zijn, is het goed, is de veronderstelling. Dat geldt in de fysieke wereld, maar ook in een digitale omgeving. Als mensen ergens belanden waar nauwelijks gereageerd wordt op een stelling, waar het gesprek niet leeft, waar nauwelijks een ‘like’ is uitgedeeld, zijn ze niet snel geneigd om mee te gaan doen.Organiseer daarom activiteit. Als je mensen wilt laten meepraten of meebeslissen over een thema, zorg dat je een aantal mensen optrommelt die het gesprek op gang helpen. Die de eerste stemmen uitdelen. Zodat de grotere cirkel van je doelgroep meteen snapt wat de bedoeling is en geprikkeld wordt om zijn stem ook te roeren.

Maak duidelijk wat je met het eindresultaat gaat doen.

Er is niets zo frustrerend als een bijdrage te leveren aan iets waar niets mee gebeurt. Leg aan je publiek uit waarom je een vraag stelt of een stemming belegt en wat je met het eindresultaat gaat doen. En dan mag een bestuur dus ook zeggen dat de input meegenomen wordt in de besluitvorming.

Communiceer over het vervolg.

Maar leg dan na die besluitvorming, als je afwijkt van de stemming, wel goed uit waarom je als bestuur uiteindelijk toch tot een andere keuze bent gekomen. Maar communiceer de keuzes en overwegingen in andere gevallen ook goed. Dat stimuleert deelname in een volgend geval.

Maak het eindig

Een kop en een staart zijn belangrijk. Eindeloze processen werken niet. Kondig dus aan dat onderwerp X de komende week ter discussie open staat, of dat mensen zeven dagen hebben om hun stem uit te brengen. Dat geeft urgentie en opent de mogelijkheid om twee dagen voor sluiting iedereen nog een keer op te roepen tot deelname. En als het ene onderwerp afgesloten is, kan aan het volgende begonnen worden.